¿Cómo digitalizar la gestión de inventarios?

En un contexto marcado por la volatilidad en la cadena de suministro, la presión constante por reducir costes y la necesidad de avanzar hacia una mayor sostenibilidad, muchas empresas industriales están encontrando en la digitalización de la gestión de inventarios una palanca estratégica para la transformación.

En su libro The 20% Solution: A Practical Guide To Dramatic Cost Reduction In MROP Procurement, el ingeniero Joel Roth argumenta que los costes asociados a la gestión de inventario pueden superar el 18 % del valor de compra del producto, especialmente en sectores industriales con inventarios amplios y baja rotación.

La gestión tradicional del stock, a menudo basada en hojas de cálculo o sistemas poco integrados, ya no es suficiente para responder a los desafíos actuales. Para digitalizar la gestión de inventarios, las empresas deben integrar soluciones de gestión de inventario como sistemas ERP, sensores RFID, analítica predictiva e inteligencia artificial. Estas tecnologías permiten mejorar la precisión del stock, reducir errores y facilitar una respuesta ágil ante los cambios de la demanda.

Los errores en la gestión de inventarios pueden tener consecuencias graves para la competitividad de una empresa, ya que repercuten a nivel operativo y financiero. Por ejemplo, una rotura de stock impide satisfacer la demanda de los clientes y eso provoca una pérdida de ventas, además de un daño reputacional. Por otro lado, un exceso de inventario genera costes innecesarios de almacenamiento, menor liquidez y riesgo de obsolescencia de los diferentes productos.

Algunos de los errores más comunes que se detectan son:

• Falta de control sobre el stock: operar sin datos en tiempo real, sin saber qué productos hay en existencias o dónde están.
• Baja integración entre departamentos: en algunas compañías, los equipos de áreas como Compras, Logística o Almacén no tienen una comunicación fluida, lo que provoca errores frecuentes por falta de sincronización.
• Uso excesivo de hojas de cálculo: aunque son herramientas útiles, no ofrecen las prestaciones de un sistema de gestión digital, que pueden integrarse con tecnologías como sensores IoT, RFID o códigos de barra.

Digitalizar la gestión de inventarios es una medida clave para mejorar la eficiencia operativa y reducir errores, lo que se traduce en una mayor competitividad. Para ello, el primer paso es evaluar el estado del inventario y, una vez hecho el diagnóstico, valorar qué soluciones digitales son las más adecuadas.

Este proceso no necesariamente implica una transformación de todo el sistema, ya que las organizaciones pueden optar por soluciones modulares y escalables que permitan adaptar la transformación a los recursos disponibles y al ritmo del negocio. Entre las soluciones que encontramos hoy en día en el mercado, existen desde sistemas de gestión de inventarios digital, como RS ControlStock®, hasta soluciones de inventario gestionadas por el proveedor, como RS ScanStock®, o de vending industrial cerca del punto de uso, como RS VendStock®, disponibles en RS.

Un caso real de digitalización de la gestión de inventarios con la solución RS ControlStock® supuso para una empresa británica de alimentación para perros un ahorro de más de 30.000 libras al año (más de 34.000 euros), además de liberar más de 1.750 horas de trabajo de sus empleados para que estos pudiesen dedicarse a tareas de mayor valor añadido. ¿Cómo fue posible?

Esta compañía se había expandido rápidamente hasta alcanzar 700 empleados en dos plantas de producción, pero ese crecimiento acelerado fue acompañado de importantes ineficiencias operativas, como la falta de visibilidad del inventario o la gestión manual de pedidos de equipos de protección individual. Estas ineficiencias provocaban retrasos que tenían que suplirse con horas extra, sobrecostes y frecuentes roturas de stock. La incorporación de RS ControlStock® acabó con los procesos manuales y facilitó una trazabilidad completa del inventario, ya que, entre otros beneficios, la solución les permitió generar pedidos de reposición y actualizar una base de datos de todos los productos de manera automática.

La incorporación de soluciones digitales en la gestión de inventarios aporta beneficios que impactan directamente en la eficiencia operativa, la toma de decisiones y la rentabilidad de la empresa. Los más destacados son:

• Reducción de errores y roturas de stock.
• Trazabilidad completa de los productos.
• Continuidad del suministro, incluso en contextos de alta demanda.
• Visibilidad en tiempo real del estado del inventario.

Además de estas ventajas, la digitalización del inventario también contribuye a mejorar los indicadores de sostenibilidad, ya que un control más preciso de este reduce el desperdicio de materiales y productos, además de minimizar envíos innecesarios, lo que evita emisiones de gases de efecto invernadero o el uso de embalajes. Esta reducción de la huella de carbono es importante en un contexto en el que las principales economías tienen planes de cero emisiones y en el que, en países como España, empezará a ser obligatorio, para determinadas empresas, calcular y compensar su impacto ambiental.

En definitiva, la digitalización de la gestión de inventarios permite a las empresas disponer de un control integral, preciso y en tiempo real sobre su stock, lo que se traduce en una mayor agilidad operativa y capacidad de respuesta ante imprevistos. En un contexto marcado por cadenas de suministro tensionadas, alta volatilidad en la demanda y presión para reducir costes, este nivel de control se convierte en un hecho diferencial para la competitividad del negocio.