Anteponer el servicio al cliente al precio

Damian Wynne, gerente del sector Industria de RS, explica por qué los equipos de compras de una empresa deben anteponer la calidad del producto o servicio a la reducción de costes.

La elección de los proveedores adecuados es fundamental para cualquier organización, y los equipos de adquisiciones saben que existen riesgos importantes, por no mencionar las implicaciones de costes, si utilizan el incorrecto.

Demasiadas personas creen que debido a que el consumo de Mantenimiento, Reparación y Operaciones (MRO) tiene características similares al mantenimiento planificado, debe tratarse de la misma manera. Es decir, con el enfoque firmemente en el precio. Pero en la práctica, la mayoría de las compras son únicas; menos del 20 % de los productos a la venta se compran más de una vez.

Con una pequeña cantidad de artículos en compra repetida en volúmenes de no más de 10, ¿Cómo licitar correctamente el consumo de MRO?

Tradicionalmente, los equipos de compras han utilizado la metodología de "cesta de productos" para probar el precio y el servicio al cliente de un proveedor. Sin embargo, una vez que se ha elegido un proveedor, tienden a surgir los mismos problemas: los productos no están disponibles; existe una dificultad para auditar la estrategia de precios con respecto al contrato debido al alcance y la visibilidad; se sustituyen productos alternativos; y luego están los resquicios del contrato.

Esto es algo que vemos a menudo cuando venimos a apoyar a las empresas y provoca un aumento general en el coste de los productos, el tiempo de inactividad de la producción y el mantenimiento y, en última instancia, un contrato incumplido.

Los costes reales en un contrato de MRO son las compras únicas y ad hoc; aquellos productos que se usan solo una vez y que suman un gran gasto total, atrayendo la atención de un comprador o gerente de operaciones.

Estos se utilizan normalmente como puntos de datos para una cesta de licitación. Esto es lo correcto para el consumo planificado. En cambio, los contratos de MRO exitosos están impulsados por el servicio y no por el precio, como se analiza en el Informe de compras indirectas de 2020: la evolución de MRO, elaborado conjuntamente por RS y el Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS).

Dado que el servicio es una parte clave de cualquier licitación de MRO, ¿por qué no probar el elemento de servicio de la cesta de productos antes de firmar un contrato? Un buen enfoque sería seleccionar una cesta compuesta por componentes comprados en volumen (30 %) y aquellos comprados solo una vez (70 %) como un conjunto de datos aleatorios.

El precio solo debe ser uno de los muchos factores que pruebe, junto con aspectos como el método de abastecimiento y compra, la disponibilidad del producto, el promedio de existencias en los últimos 12 meses, los cambios de proveedor de los distribuidores en los últimos dos años y las fluctuaciones de precios. Este enfoque de amplio alcance proporciona una prueba mucho más precisa de los requisitos y demandas reales de sus ingenieros operativos y de mantenimiento.

Si estás satisfecho de que el proveedor cumpla con estos requisitos y cumpla con sus contratos, tienes más posibilidades de poder entregar el producto correcto, en el lugar correcto, en el momento correcto y al precio correcto para tu equipo de primera línea.