Plan de mantenimiento eficaz

La planificación y programación del mantenimiento son probablemente las áreas más importantes para una organización de mantenimiento efectiva. Sin embargo, se descarta constantemente como una función adicional que puede eliminarse en momentos de restricción presupuestaria y, a menudo, asignarse a una persona que no esté específicamente cualificada.

Obtener la capacidad adecuada en el rol de planificación y programación transformará una función de mantenimiento deficiente, que está atrapada en un ciclo reactivo, en una en la que el trabajo, correctivo o preventivo, se realiza de manera efectiva.

La planificación es el proceso de decidir qué tareas se deben completar, sus prioridades, una estimación de la duración y cómo se debe realizar la tarea. La programación, por otro lado, es el proceso de decidir cuándo y a quién se le debe asignar la tarea y asegurarse de que todos los recursos, activos, mano de obra y repuestos disponibles estén a disposición para completarla.

El propósito principal del planificador de mantenimiento es garantizar la máxima utilización de los recursos de mantenimiento disponibles para ejecutar los programas de mantenimiento preventivo planificado (PPM) y los trabajos correctivos acordados al menor coste total con un tiempo de inactividad mínimo de la planta.

A continuación, enumeramos una serie de errores comunes en la planificación y programación de mantenimiento efectivas:

1- Permitir que todo el trabajo se realice de forma reactiva. Excepto en el caso de una avería crítica de la planta, incluso el trabajo correctivo se realiza mejor cuando está programado. Responder de inmediato a todas las solicitudes significa que nunca aumentará la madurez del mantenimiento.

2- Elegir a la persona equivocada como planificador. La persona en el rol de planificador de mantenimiento a menudo ha sido asignada porque no puede cumplir con los requisitos de otro rol, no porque tenga la habilidad para ser planificador. Idealmente, un planificador debería tener:

• Una buena comprensión de los requisitos del trabajo de mantenimiento en sí.
• Una buena comprensión de las técnicas de planificación y programación.
• Buenas habilidades interpersonales para ayudar a gestionar diversas partes interesadas.
• La capacidad de trabajar con los operadores y valorar sus opiniones.
• Altos niveles de conocimientos prácticos de informática.
• Capacidad de trabajar con datos complejos.

3- No formar al planificador. Es poco probable que el planificador cuente con todos los conocimientos, habilidades y experiencia necesarios para tener éxito. Depender de la formación en el trabajo por experiencia será costoso en términos de baja utilización de la mano de obra del grupo de técnicos.

4- Pasar tiempo en un despacho, no en la planta. Un planificador eficaz verá su despacho o mesa de trabajo como un mal necesario, pero pasará el tiempo en la planta, desarrollando su comprensión de las tareas, las habilidades del equipo, los requisitos de repuestos, el tiempo que realmente requieren las tareas y la eficacia del trabajo planificado para mitigar el impacto de un fallo.

5- No programar de manera efectiva. Muy a menudo, la programación de PPM es solo una lista de trabajos que se ejecutarán si surge la oportunidad. Sin definir la planta, los recursos, los repuestos y sin hacer que un individuo sea responsable, el éxito sucederá por casualidad, no por diseño.

6- No tener KPI. El planificador debe realizar un seguimiento de la lista de tareas de mantenimiento, la utilización de la mano de obra y la tasa de finalización de PPM como mínimo. Sin estas bases correctamente medidas, no hay forma de ver si están añadiendo valor.

7- No ver las operaciones como el cliente. Con demasiada frecuencia, se observan conflictos entre las operaciones y el mantenimiento, y el mantenimiento se olvida de que están allí para brindar un servicio de alto tiempo de actividad al usuario.

8- Flujos de trabajo de mantenimiento inexistentes o poco claros. A menos que exista un entendimiento común de cómo se crean, validan, planifican, programan y ejecutan las tareas, y qué reuniones se llevan a cabo para ejecutar el flujo de trabajo, las posibilidades de éxito son bajas.

La planificación y programación del mantenimiento deben ser la primera área de enfoque en cualquier programa de mejora de la madurez del mantenimiento. Con demasiada frecuencia, se convierte en una de las últimas áreas abordadas mientras la compañía o empresa analiza cómo salir del ciclo reactivo.