Comprender el backlog crítico en el mantenimiento

Para el buen funcionamiento del mantenimiento en una organización es crucial conocer cualquier backlog de mantenimiento y poder cuantificar el impacto que tiene en su capacidad para ofrecer al propietario del activo la oportunidad de explotar su potencial. Al comprender el coste y el riesgo, puedes participar en discusiones significativas sobre planificación, presupuestos para restaurar o reemplazar activos degradados.

El objetivo del equipo de mantenimiento es garantizar que los activos fijos proporcionen la capacidad funcional requerida por el propietario del activo, preferiblemente al nivel que proporcionaron cuando se instalaron o adquirieron por primera vez. Si la capacidad funcional se ha degradado por debajo de este nivel, representa un backlog de mantenimiento.

Esto se puede explicar con un ejemplo simple: si adquirimos una bomba para proporcionar 10 m3 de flujo por hora a 5 bar, pero ahora solo puede alcanzar un flujo de 8 m3 /h a 4 bar, entonces tenemos un backlog de mantenimiento. Este backlog pasa a ser crítico cuando afecta a la producción general de la instalación de producción. Si la anterior bomba alimenta un depósito colector que a su vez alimenta un proceso que requiere 7 m3/h, entonces el backlog no es crítico. Si alimenta un sistema de extinción de incendios con una potencia de 9,5 m3/h a una presión de 4,5 bar, es crítica.

Para abordar el backlog de mantenimiento, necesitamos restaurar el activo a sus condiciones básicas. Intentar aplicar herramientas de mejora continua antes de que esto se haya hecho es inútil: primero se requiere una restauración técnica.

La escala de backlog de mantenimiento puede ser abrumadora para el gerente de ingeniería. También puede ser difícil tener una visión coherente de qué elementos de desgaste son críticos, en lugar de otros no imprescindibles. Es imperativo contar con directrices claras en esta situación, y un proceso manejable para abordar todos los pasos necesarios de uno en uno.

Un enfoque normal sería:

• Forma un equipo para analizar los activos: muchas cabezas son mejores que una para esta forma de análisis complejo. Tratar de construir un equipo multidimensional, de modo que, además de información de mantenimiento, incluya información operativa, de calidad y financiera en el análisis. Esto asegurará un mejor análisis y una mejor participación de las partes interesadas cuando comiences a solicitar financiación.
• Consolida un registro de activos "suficientemente bueno": muchas plantas de producción tienen, en el mejor de los casos, un registro de activos incompleto. Es necesario un registro de activos razonable, aunque no perfecto, para comprender la magnitud del problema. Durante todo este proceso, el enfoque debe estar en "suficientemente bueno"; después de todo, somos ingenieros de mantenimiento que trabajamos en un mundo imperfecto. Recopila la información a nivel de activo principal: puedes bajar al nivel de montaje y submontaje en una revisión posterior del análisis.
• Completa un análisis crítico de la base de activos: hay muchas herramientas y diagramas de flujo en Internet que pueden resultar útiles. Estás buscando un proceso simple que te permita aplicar el juicio profesional para construir una evaluación cuantitativa de la criticidad de los activos utilizando criterios acordados. Un análisis de criticidad típico puntuará los activos en seguridad, medio ambiente, calidad, tiempo de trabajo, frecuencia de averías y consecuencias de las averías para dar una calificación de criticidad alta, media o baja. A partir de este momento, te deberás concentrar únicamente en los activos de alta criticidad.
• Análisis detallado de los activos críticos: en este punto, estás comenzando a analizar todos los datos disponibles sobre los activos para comprender qué debe hacer y qué puede hacer. El equipo debe considerar:
  • Contexto operativo: ¿qué quiere el propietario del activo de él?
  • Encuestas de OEM (Original Equipment Manufacturer).
  • Registros de averías.
  • Análisis del fallo de la causa raíz donde está involucrado el activo.
  • Planes de mejora conocidos.
  • Conocimiento del operador y el encargado del mantenimiento.
  • Cualquier otro dato relevante.
• Revisa los resultados y genera un perfil de riesgo: una vez que se comprenden los contextos operativos originales y actuales, se puede cuantificar la brecha actual. Esto nunca será una ciencia exacta, pero ahora se puede comenzar a asignar un perfil de riesgo indicativo para el activo en términos del impacto del desgaste. Cuanto más se pueda traducir esto al lenguaje empresarial (impacto en las pérdidas y ganancias), más fáciles serán las solicitudes de financiación posteriores.
• Desarrolla una estrategia de restauración: aquí hay varias opciones disponibles, que van desde el reemplazo o la restauración completa hasta la regeneración parcial o la aceptación del desgaste o degradación. Cualquiera que sea la solución recomendada, debe relacionarse con el perfil de riesgo identificado anteriormente.
• Activa y ejecuta la estrategia de restauración: comienza a abordar la restauración crítica con tu presupuesto de mantenimiento existente. No esperes hasta tener todos los datos disponibles. Si puedes demostrar valor a las partes interesadas en tu presupuesto actual, te resultará mucho más fácil asegurar financiación adicional.

Con demasiada frecuencia, los ingenieros formulan solicitudes de fondos adicionales para la restauración en términos de blanco o negro: "Necesito fondos adicionales para el mantenimiento o el activo fallará". La realidad es que pocos activos fallan catastróficamente: se degradan. Dado que el impacto de la degradación o desgaste no se comprende ni se comunica, a menudo se rechaza la solicitud de presupuesto adicional. Cuando el activo no falla, se refuerza la opinión de que el mantenimiento solo quiere más dinero sin ninguna razón, lo que lleva a una mentalidad en el negocio de que el mantenimiento se puede aplazar o ignorar indefinidamente.

Al convertir la restauración en una discusión basada en el riesgo, existe una probabilidad mucho mayor de obtener presupuesto para el reemplazo o la regeneración.