Compras MRO: Mantener el buen rumbo de las compras

Antes de que la COVID-19 nos dejase a todos fuera de juego, los viajes en tren nunca habían sido tan populares.

Sin embargo, con una infraestructura y edificios en mal estado a los que hacer frente, los operadores ferroviarios deben reconsiderar sus compras para el mantenimiento de sus instalaciones.

Según el Departamento de Transporte, se realizaron 1.800 millones de viajes en tren en el Reino Unido en 2018/19, un número récord y un enorme aumento del 97 % con respecto a la cifra de 20 años antes.

Sin embargo, al mismo tiempo, gran parte de la infraestructura y los edificios ferroviarios de Gran Bretaña están en mal estado, tanto por la presión de la creciente demanda y el uso cada vez mayor, como por el hecho de que gran parte de esta necesita urgentemente una actualización y renovación, como explica Brendan Free, gerente del sector de Industria en RS.

“Uno de los mayores desafíos del sector es que muchos de los edificios, estaciones y zonas de mantenimiento son viejos. Se han realizado muchos trabajos de mejora alrededor de las estaciones, por lo que muchas de ellas ahora son más eficientes energéticamente, y se han realizado algunos trabajos en otras áreas de mantenimiento, pero tal vez no tanto”, dice.

Frente a este contexto, la forma en que los operadores gestionan las categorías de compras indirectas y los suministros industriales para mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) es fundamental.

"Es fácil defender que debemos mantener un estricto control sobre el gasto en MRO para los talleres y otras máquinas críticas a nivel operativo, pero es tanto o más importante considerar el gasto en MRO en edificios", explica Helen Alder, directora de Conocimiento del Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS). “Muchas organizaciones tienen numerosos edificios grandes y, en el transcurso de un año, gastan cantidades significativas en su mantenimiento.

"Es vital tener una lista de proveedores clave que puedan proporcionar componentes cuando los necesita".

Además de estos artículos que se compran con regularidad, Free señala que también hay un número significativo de compras puntuales. “Por lo general, encontramos que entre el 60 y el 80 % de los artículos que compran las empresas de este sector son compras puntuales”, dice. "Como tal, es crucial observar el proceso de MRO real para asegurarse de que sea lo más ágil y eficiente posible; de lo contrario, los costes ocultos, como el tiempo que le lleva a un empleado ordenar cada artículo individual, realmente se disparan".

Para los responsables de compras, es imperativo mantener segura su infraestructura, así como operar con el menor número de interrupciones posible; así que tendrán que asumir grandes retos, ya que las redes ferroviarias tienden a ser grandes y muy diversas, con muchos tipos diferentes de edificios que mantener en un área geográfica extensa. También habrá problemas por trabajar con equipos o tecnología obsoletos.

Para la industria ferroviaria, las implicaciones de que las cosas no funcionen correcta o sencillamente dejen de funcionar son evidentes. De las tres categorías más comunes de quejas sobre los servicios ferroviarios, la puntualidad y la fiabilidad son, con mucho, las más frecuentes con un 22 %; las instalaciones a bordo y el hacinamiento se sitúan en un 9 % y un 8 %, respectivamente.

Como indican estas cifras, cada retraso es un inconveniente para todos los que esperan subir o bajar del tren, y puede provocar una pérdida de productividad, así como multas para los operadores ferroviarios.

En términos de compras, entre los errores más comunes podemos incluir tener demasiados proveedores "únicos", muy poco control sobre las compras y las comparaciones de precios, así como demasiadas compras al contado o gastos no conformes.

“El gasto no conforme en artículos como bombillas o nuevos limpiadores puede parecer inofensivo a nivel individual”, dice Alder. "Pero si está muy extendido en la empresa, es probable que no se pueda realizar un seguimiento de todo ese gasto. Usted puede estar pagando demasiado por los componentes y también existe el riesgo de que se compren artículos de calidad inferior, que no sean de marca y que tengan una vida útil corta".

Los desafíos de gestionar las categorías indirectas para comprasMRO se exploran en profundidad en el Informe de Adquisiciones Indirectas de 2020 - Evolución de MRO, elaborado conjuntamente por RSy CIPS.

Adoptar un enfoque más estratégico de MRO y desarrollar una estrategia de MRO proactiva puede ayudar a los operadores a controlar los costes de manera más efectiva y mantener sus edificios de manera más eficiente.

Por ejemplo, en un entorno de cadena de suministro just-in-time cada vez más digitalizado, es importante reconocer que no es necesario mantener los almacenes llenos de componentes que se comerán el fondo de maniobra que podría usarse de manera más eficaz en otras partidas.

El uso de un sistema de contratación electrónica o eProcurement integrado entre su sistema y el sitio web del proveedor, crea un catálogo electrónico integrado de forma efectiva, que también puede ayudarle a automatizar y agilizar las adquisiciones.

"Tener un MRO eficaz consiste, simplemente, en mantener las cosas en funcionamiento". Puede tratarse del mantenimiento de equipos como ascensores, elevadores y barreras de entrada cuando no están bajo garantía con los OEM (fabricantes de equipos originales), o pueden ser cosas como interruptores de luces, accesorios, fusibles y cajas de fusibles”, explica Free.

En última instancia, una estrategia de MRO eficaz consiste en dar un paso atrás y revisar cómo y por qué la empresa está comprando de la forma en que lo ha hecho, y luego agotar todas las posibilidades para ver si las cosas se pueden hacer mejor y cómo llevarlo a cabo.

“Las compras pueden convertirse en un problema si no se gestionan con cuidado, y pueden crear tensiones. Es importante tener en cuenta que no se trata solo de dónde podemos comprar la llave inglesa más barata; se trata de que lo que estemos comprando sea lo más adecuado”, enfatiza Free.

“Consiste en lograr un equilibrio entre invertir y mejorar el edificio, ya sea en su iluminación, aire acondicionado o lo que sea. Es un equilibrio entre mejorar y reemplazar, tratando de mantener la infraestructura vieja en funcionamiento”, añade.